Ved inngangen til 2016 bodde det 658 390 personer i Oslo. Oslo kommunes budsjett fordeler 67,4 milliarder av dette fellesskapets midler. Allikevel ble fjorårets budsjett-PDF lest av bare rundt 500 personer som ikke jobber i kommunen. I tillegg kommer de som leser den trykte versjonen (opplag 1 700), men allikevel er det forsvinnende få som har tilgang til et av de viktigste dokumentene i byen vår.

Vårt oppdrag ble da å gjøre budsjettet søkbart på nett som et ledd i å gjøre det mer tilgjengelig.

Ukjent innhold og omfang

Oslo kommunes budsjett for 2016 var en blekke på rundt 400 sider pluss vedlegg med 20 hovedkapitler, 236 underkapitler og omtrent 170 000 ord. Denne ble lagt på nett som en PDF på 4,3 MB.

I tillegg kommer at budsjettet er skrevet i åtte ulike byrådsavdelinger av et ukjent antall forfattere, ikke er fullstendig ferdig før timer før det sendes til trykk og ikke kunne legges på nett før det skulle presenteres. Vi skulle altså presentere et ukjent innhold i et ukjent omfang uten å kunne teste det reelle innholdet før produksjonsetting.

innhold-2016

Iterativ designprosess

Vi tok utgangspunkt i løsningen departementene har for sine dokumenter som stortingsmeldinger og –proposisjoner. De har utviklet en wordkomponent som gjør om et strukturert word-dokument (mer om det senere) til en xml-fil som legges inn i CMS’et.

Så langt så godt.

dss

 

Vi  brukertestet deres løsning og gjorde noen forbedringer i interaksjonsdesignet, særlig på søkeresultat. Vi la det nærmere opp mot det Google-inspirerte søkeresultatet vi har ellers på nettsiden, med tittel og snippet. I tillegg la vi på en kapittelhenvisning for å gjøre orienteringen enklere. Brukeren kan også avgrense søkeresultatet etter kapittel, selv om den nedtrekksmenyen viste seg litt usynlig i brukertest. Det går også an å søke innenfor hvert kapittel, da er avgrensingen ferdig markert på resultatsiden.

Vi så også i brukertest at kapittelnavigeringen som lå til høyre ikke ble brukt eller forstått, så vi endret den til å ligge over brødteksten, som er standard på våre sider. Dette testet bra i vår egen brukertest.

sokeresultatside

For å unngå waterfall-tendenser designet, utførte og analyserte vi brukertestene i en tverrfaglig arbeidsgruppe med innhold, design og utvikling. Vi delte også jevnlig resultatene med oppdragsgiver. Slik var vi alle på samme planet, samtidig, og hadde en omforent forståelse av brukeroppgavene og det endelige produktet.

Digital modenhet

Så var det det om strukturerte dokumenter. Departementenes løsning baserte seg på at de originale dokumentene var strukturert med stiler i Word. Hittil hadde malen for disse dokumentene angitt fonter og størrelse for overskrifter men ikke brukt stiler. Så, som det ofte er i et digitaliseringsprosjekt, lå det store arbeidet i å heve den digitale modenheten i organisasjonen. Her gikk det ut på å endre måten økonomene i 9 ulike byrådsavdelinger brukte wordstiler. Vi jobbet også med forståelige overskrifter og figur- og tabelltitler for å øke søkbarheten.

I tillegg er store deler av et budsjettdokument naturlig nok tabeller i ulike formater hentet fra et fagsystem. Skulle disse tallene kunne leses og være søkbare måtte 350 tabeller omformateres og behandles som tekst og ikke bilder.

Så, etter en test på en obfuskert versjon av hele dokumentet (det var en kort setning for et dags arbeid), ble løsningen satt i produksjon og innholdet publisert onsdag 28. september kl. 12:00 samtidig som finansbyråden holdt sin tale for bystyret.

260 prosent økning

Interessen for årets budsjett kan ha mange årsaker. Det var det første til det nye byrådet og fikk internasjonal oppmerksomhet for et eget klimabudsjett. I tillegg har trafikken på Oslo kommunes sider generelt økt med en fjerdedel det siste året.

Uansett årsak viser tallene at borgerne har brukt budsjettet mye mer i år enn i fjor. De tre første dagene økte besøk på forsiden www.oslo.kommune.no/budsjett-2017 fra 1 730 i 2015 til 4 492 i 2016. Det er en økning på 260 %!

Bruk og søk Budsjett 2017 med kanaler_crop.jpg

Og hva med bruken av selve dokumentet? Over åtte av til brukerne gikk dypere inn i budsjettet og leste i gjennomsnitt i 1 minutt og 25 sekunder. Til sammen 2 315 lastet ned hele budsjettet sammenlignet med 753 i fjor. I tillegg lastet 921 ned et delkapittel.

Over 1 700 unike søk ble gjort de tre første dagene budsjettet lå ute. Det inkluderer da f.eks. ikke brukere som gikk tilbake for å forbedre søket sitt. Det vil altså en tredjedel av brukerne brukte søket aktivt for å finne innhold i budsjettet.

Bruk og søk Budsjett 2017 med kanale crop.jpg

Så, etter to måneders intenst arbeid, kan vi vel trygt lene oss tilbake og si oppdraget er utført. Nå er det bare resten av kommunens dokumenter igjen.

face-behring

 

 

 

Kategori:
Uncategorized

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

helsenorgebeta.net

Oslo kommunes utviklingsblogg

Government Digital Service

Oslo kommunes utviklingsblogg

iAllenkelhet

Oslo kommunes utviklingsblogg

NRKbeta

NRKs sandkasse for teknologi og nye medier

BetaTrondheim

Oslo kommunes utviklingsblogg

%d bloggers like this: