Skjermbilde av Aurskog-Høland kommune

Etter lansering av Oslo kommunes nettsider var det et oppslag i Computerworld som delvis fokuserte på kostnadene ved vårt prosjekt. Dette ble senere fulgt opp med en artikkel om hva en annen mindre kommune hadde fått til med langt mindre budsjett. Vi tok selvsagt kontakt, og her er første gjesteinnlegg på Oslobeta. 

Ressurser er ikke avgjørende

Aurskog-Høland er en fysisk stor kommune, nesten like stor som Oslo, men med mange færre innbyggere. Vi grenser mot Sverige og Østfold. Kommunen har relativt liten skatteinngang, men store kostnader forbundet med infrastruktur på grunn av kommunens store utstrekning.

Dette gjør at vi må være kostnadseffektive og smarte i alle valg og hvordan vi gjennomfører prosjekter.  Målet var å skape en god prosess og ikke minst en ny god kommunal nettside for Aurskog-Høland kommune. Ja, vi er en liten kommune i antall innbyggere og har få ressurser, men vi hadde klokketro på at vi fortsatt kunne klare å lage en kommunal nettside som ville gi hele kommunen et informasjonsløft. Hvor skulle vi begynne var det første spørsmålet?

Ta lærdom fra andre

Det startet som nevnt med en prosjektgruppe med personer fra alle sektorene i hele kommunen. Hva ville vi oppnå? Vi kom fort frem til en konsensus at vi skulle ha dette mantraet «Man skal finne akkurat det man leter etter, men ikke noe mer».  Med dette mantraet ble det en selvfølge at brukerne skulle være i sentrum. Vi hadde en spørreundersøkelse på nettsiden og analyserte Google Analytics tallene mer enn grundig. Det var flere undersider som var på de topp 50 meste besøkte sidene og hvor man brukte fem klikk for komme ditt. Alle disse sidene ble selvsagt trukket frem slik at det nå er maksimalt to klikk. Få klikk er helt essensielt i enhver kommunal nettside.  Vi gikk også igjennom alle de kommunale nettsidene i Norge (ja alle faktisk) og vi fikk masse gode ideer som vi satt sammen til vår egen.  Å ta lærdom fra andre er alltid en sikker vei til suksess.

Innbyggerens perspektiv

Noe som var viktig både i forkant og etterkant var at webredaktør Steinar Ottesen startet å jobbe på servicekontoret. Han har snakket med tusenvis av innbyggere i skranken og ikke minst over telefonsamtaler. Innbyggerne hadde automatisk en stemme i form av Steinar under hele prosessen. Nettsiden er ikke organisert ut i fra vanlig kommunal organisering, men fra innbyggernes perspektiv. Prosjektgruppen arbeidet gjennom workshops med å identifisere alle relevante målgrupper fra allmenne og spesielle innbyggergrupper, samarbeidende organer, overordnet myndighet og til presse. Informasjonsbehovene til hver enkelt målgruppe ble deretter gjennomgått for å kvalitetssikre at riktig informasjon nådde riktig målgruppe og at kunnskapen vi hadde fått fra målingen var god nok.

Vi hadde interne brukertester når vi hadde en testversjon av nettsiden online. Som nevnt har vi ikke de samme ressursene til å ha store eksterne brukertester, men vi følte at vi hadde truffet godt. Og selvsagt utvikler vi fortsatt nettsiden hver eneste dag. Antall undersider ble redusert med cirka 40-50 prosent og vi skrev om mye av innholdet (noe vi fortsatt gjør).  Et stort søkefelt bør man ha. Mange trender indikerer at flere og flere bruker søkefeltet.  Noe vi synes er kreativt er tidsløpet i livet som vi har på nedre del av nettsiden. Vi håper at innbyggerne finner frem uansett hvor man er i livet. Vi fant ut at en av de beste segmenteringene av målgrupper for brukerne var å dele dem i aldersgrupper. All informasjon ble derfor tildelt metainformasjon med hvilke aldersgrupper informasjonen var relevant for.

Innholdsambassadører

Prosjektgruppen ble deretter hyret som innholdsambassadører som fikk i oppgave å stå ansvarlig for informasjonen innen hvert enkelt fagområde, samt å komme med forslag til artikler. Dette er noe av nøkkelen når din nettside er lansert, særlig hvis du har få ressurser. Man kommer langt med dedikerte personer som brenner for sitt fagfelt. Vi engasjerte ITEO digital som rådgivere på innhold, strukturering og design. ITEO digital bisto oss med et kunnskapsrikt og engasjert team som deltok i strukturering av informasjon.

Design

Prosjektgruppen ga mandat til en mindre gruppe til å foreta beslutninger. Vi fikk dermed sikret raske beslutningsprosesser, samtidig som vi var sikre på at andre var bedre enn oss selv til å foreta valg på områder som lett kunne bli kostnadskrevende å endre sent i prosjektet. Vi låste derfor design og funksjonalitet på et tidlig tidspunkt i prosjektet

Som inspirasjonskilder for design benyttet vi http://www.gov.uk som har effektivisert innbyggernes interaksjon med forvaltningen.

På den tekniske siden var det viktig for oss å basere oss på kjent programvare som flere konsulentmiljøer kunne levere tjenester innen. Vi endte derfor med en løsning basert på EPI-server og fikk bistand av Making Waves til utvikling av nettsidene basert på designet fra ITEO digital. Det var viktig for oss at sidene fikk en så enkel funksjonalitet som mulig for å kunne opprettholde målet om kostnadseffektive løsninger.

Alt i alt kom hele prosessen med rådgivning, design, lisenser og programmering på under NOK 1 000 000,- eks. mva.

Færre henvendelser, flere på nett

Etter lanseringen har vi hatt over 6000 færre telefonsamtaler som indikerer en nedgang på rundt 20-25 prosent (sammenlignet med perioden året før). Dette er vi meget godt fornøyd med, særlig med tanke på at vi hadde en nedgang på 45 prosent hvis man sammenligner 2013 vs. 2014.

Nedgangen startet når vi rettet ny giv og kraft i informasjonsarbeidet. Og at vi klarer og redusere det ytterligere er vi meget godt fornøyd med. Vi trodde ikke at dette var mulig, men ny nettside har gjort det mulig. Kommunen tenkte også, har vi mer å hente andre steder? Svaret var ja! Derfor har vi mangedoblet aktiviteten på sosiale medier de siste månedene som har ledet til en solid økning i antall besøk hvis man sammenligner de første tre månedene med ny nettside og de tre siste.  Vi har hatt en økning med 15 prosent flere besøkende og 20 prosent flere sidehenvisninger. Trenden er at flere og flere bruker nettsiden.

Aldri fornøyd

Når dette er skrevet er det viktig å poengtere at vi har fokus på brukervennlighet og videreutvikling av alle undersidene frem mot sommeren. Dette arbeidet gjøres av en intern gruppe, men vi ønsker også innspill fra innbyggerne. Gruppen består av webredaktør og en nyansatt person som også skal jobbe med nytt arkiv- og saksbehandlingssystem. Det er viktig å utnytte ferdigheter på tvers av sektorene. Dette gjør alltid den romslige kommunen. Vi har som mål ikke bare å holde dagens nivå, men ta det neste steget. Vi skal alltid utvikle oss. Vi er aldri fornøyd. Vi skal bli en topp 30 kommune i Norge.

Råd til andre kommuner

Våre råd til andre kommune som skal lansere nye tjenester er:

  • Finn ut hva som er viktig for målgruppene og sats spisst.
  • Involver organisasjonen og skap eierskap til informasjonen.
  • Sats på kjent teknologi.
  • Gjør det enklest mulig, bestem deg tidlig og hold fast ved valgene.
  • Involver servicekontoret. De vet pulsen til innbyggeren.
  • Mål alt, alltid.
  • Tenker som en innbygger, ikke kommunal ansatt.
  • Finn gode innholdsambassadører.
  • Få klikk, få klikk, få klikk.
  • Se til andre og gjør det til ditt eget.
Kategori:
Gjesteinnlegg, Nytt nettsted
Stikkord:
,

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

helsenorgebeta.net

Oslo kommunes utviklingsblogg

Government Digital Service

Oslo kommunes utviklingsblogg

iAllenkelhet

Oslo kommunes utviklingsblogg

NRKbeta

NRKs sandkasse for teknologi og nye medier

BetaTrondheim

Oslo kommunes utviklingsblogg

%d bloggers like this: