Figur som viser antall henvendelser til webforvaltningen og antall endringer i innholdet.

Prosjektet lanserte 16. februar nytt nettsted for Oslo kommune. Nå, en måned etter lansering, kan vi slå fast at overgangen til nytt nettsted har vært vellykket. Nettstedet er på ingen måte perfekt, men vi er der vi forventet å være og vi har en ny grunnmur å bygge videre på. De nye nettsidene får gode tilbakemeldinger både internt og eksternt. 

Prosjektet har holdt to presentasjoner for styringsgruppen. Disse gir et lite innblikk i utfordringer vi støtte på underveis, status på nettstedet og hvordan vi jobbet de første ukene.

27. februar – status nettsted og forvaltning etter 2 uker.
23. mars – status nettsted og forvaltning etter 4 uker.

Forvaltning etter lansering

Prosjektet måtte umiddelbart etter lansering gå over i en ny situasjon med daglig forvaltning av det nye nettstedet. I løpet av de første fire ukene har vi mottatt over 2.000 henvendelser til webforvaltningen. I samme periode har vi gjort ca 3.500 endringer i innholdet på det nye nettstedet.

Forvaltning - logg og endringer

Forvaltning – logg og endringer

Innspillene varierer:

  • feilretting av faktainformasjon
  • publisering av postjournaler og politiske dokumenter
  • legge ut en varsling, aktivitet eller aktualitet
  • publisere rapporter eller annen “enkel informasjon”
  • ønsker og behov for nytt innhold.

Alle henvendelser blir loggført. De første ukene hadde vi følgende veiledning for hvordan vi skulle svare og følge opp:

Kategori A (svært viktig, behandles NÅ)
Innhold som gjelder
– Liv og helse
– Krisevarsling

Kategori B (behandles denne eller neste arbeidsdag)
Feil eller endringer på
– Kontaktinformasjon
– Åpningstider
– Postjournaler
– Kunngjøringer
– Politiske møter

Kategori C (behandles innen 3 arbeidsdager)
– Aktiviteter
– Nye institusjoner

Kategori D (trenger mer tid for å jobbe riktig meg innholdet)
– Forbedringer på innhold
– Oppfølging av godkjent innhold
– Nytt innhold

Vi organiserte oss med ulike roller som håndterte registrering av henvendelser, utførelse av raske oppgaver og til slutt roller som skal jobbe med endringer som krever mer analyse og innsikt; kategori D i tabellen over, eller såkalte D-oppgaver. Innspill til denne siste listen kommer også fra løpende analyse av tilbakemeldinger fra brukerne.

300 innmeldte behov og endringsønsker. Hvordan prioritere?

Prosjektet opererer nå med flere lister over endringsønsker:
Dag-til-dag logg
Alle henvendelser til som er enkle å vurdere og skal utføres i løpet av de første dagene er i denne loggen.

D-loggen (nytt innhold)
Dette er behov for innhold som enten er meldt inn etter lansering eller behov som er avdekket gjennom analyse av tilbakemeldinger fra brukerne. Vi har nå over 150 innmeldte behov på denne “D-loggen”. Dette er innhold som krever at vi jobber metodisk på samme måte som vi gjorde før lansering. Hva er det faktiske behovet? Hvem er målgruppen Skal behovet løses på nettsidene?

Funksjonelle (tekniske) endringsønsker.
Allerede før lansering hadde prosjektet en lang liste over funksjonelle behov og endringer. Tøffe prioriteringer ble gjort inn mot lansering og det samme må gjelde etter lansering. Mange områder krever ny analyse og erfaringene etter lansering må også tas i betraktning. Vi ser for eksempel at behovet for sammenligningsfunksjon for barnehager trolig kan erstattes med en “nær meg” funksjonalitet.

Etter lansering er nye behov også lagt til denne listen. Også den er nå også på over 150 punkter.

Tilsammen har vi altså over 300 innmeldte behov. Dette kommer i tillegg til det daglige vedlikeholdet av innholdet.

Endringsfokus

Inn mot lansering var det et sterk fokus på å levere innhold til de prioriterte brukeroppgavene. Det er viktig på påpeke at dette innholdet ikke er perfekt og at vi må forvente at det også må brukes ressurser til å forbedre dette eksisterende innholdet. Samtidig må vi balansere behovet for nytt innhold.

Det er i kombinasjonen forbedring av eksisterende innhold og dekke nye brukerbehov at vi kan sikre et nettsted der stadig flere får løst sine oppgaver på nett. Målet er færre henvendelser til kommunen, eller i noen tilfeller mer korrekte henvendelser.

Modell som viser hvordan vi må jobbe med eksisterende innhold og nytt innhold for å nå målet om 85% oppgavegjennomføring

Endringsfokus: modellen viser hvordan prosjektet må fokusere både på eksisterende innhold og nytt innhold.

Kriterier og prosess for prioritering

Prosjektet ser nå på hvordan vi skal håndtere innmeldte behov samt kriterier for hvordan vi skal prioritere disse.

Vi ser for oss at prioritering skjer gjennom to runder:

Kriterier første runde:

  • Er det fare for liv/helse (sårbarhet) eller er dette en påkrevd oppgave?
  • Er det en tidsfrist som gjelder?
  • Hva er risikoen ved ikke å realisere behovet nå?
  • Hva er forventet nytte av å realisere behovet?

Kriterier andre runde:

  • Hva er forventet kostnad og ressursbruk ved å realisere behovet?
  • Hva er usikkerheten knyttet til løsning for å realisere behovet?

NB: Dette er første utkast til kriterier for å prioritere. Vi trenger å spisse dem og presisere hva som legges i de ulike punktene. Dette vil vi komme tilbake til.

Veien videre

Prosjektet vil i april gjøre følgende:

  • Behovene fra D-loggen og listen over funksjonelle endringsbehov skal samle til én liste.
  • Det skal gjøres en første prioritering av alle behov
  • Ny liste skal gjøres tilgjengelig for kommunens virksomheter.
  • Et bedre system for å håndtere behov skal prøves ut.
  • Eget skjema for å melde inn behov skal prøves ut. Dette vil bidra til at prosjektet kan gjøre en raskere vurdering av behovet.
  • Publisering av postjournal og politiske saker vil legges til virksomhetene.
Kategori:
Nytt nettsted, Statistikk og analyse
Stikkord:
, , ,

Join the conversation! 2 Comments

  1. Jeg er enig i kommentaren til Øyvind. Jeg skjønner godt behovet for å forenkle og basere nettsidene på majoritetens behov/søk, men jeg savner at LØFTET også kan prioritere og tydeliggjøre bedre hva de tenker om innhold som ikke nødvendigvis er så populært. Dette «kvalitative» innholdet er jo vanskeligere å måle i motsetning til det kvantitative «mest populære» innholdet, så der ligger kanskje noe av svaret.

    Lik

    Svar
  2. Flere kommentarer er slettet fra dette blogginnlegget etter oppfordring fra kommentarforfatteren. Som følge av det er også vårt svar på disse kommentarene også slettet.

    Lik

    Svar

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

helsenorgebeta.net

Oslo kommunes utviklingsblogg

Government Digital Service

Oslo kommunes utviklingsblogg

iAllenkelhet

Oslo kommunes utviklingsblogg

NRKbeta

NRKs sandkasse for teknologi og nye medier

BetaTrondheim

Oslo kommunes utviklingsblogg

%d bloggers like this: