ordsky

Budsjett til folket

Ved inngangen til 2016 bodde det 658 390 personer i Oslo. Oslo kommunes budsjett fordeler 67,4 milliarder av dette fellesskapets midler. Allikevel ble fjorårets budsjett-PDF lest av bare rundt 500 personer som ikke jobber i kommunen. I tillegg kommer de som leser den trykte versjonen (opplag 1 700), men allikevel er det forsvinnende få som har tilgang til et av de viktigste dokumentene i byen vår.

Vårt oppdrag ble da å gjøre budsjettet søkbart på nett som et ledd i å gjøre det mer tilgjengelig.

Ukjent innhold og omfang

Oslo kommunes budsjett for 2016 var en blekke på rundt 400 sider pluss vedlegg med 20 hovedkapitler, 236 underkapitler og omtrent 170 000 ord. Denne ble lagt på nett som en PDF på 4,3 MB.

I tillegg kommer at budsjettet er skrevet i åtte ulike byrådsavdelinger av et ukjent antall forfattere, ikke er fullstendig ferdig før timer før det sendes til trykk og ikke kunne legges på nett før det skulle presenteres. Vi skulle altså presentere et ukjent innhold i et ukjent omfang uten å kunne teste det reelle innholdet før produksjonsetting.

innhold-2016

Iterativ designprosess

Vi tok utgangspunkt i løsningen departementene har for sine dokumenter som stortingsmeldinger og –proposisjoner. De har utviklet en wordkomponent som gjør om et strukturert word-dokument (mer om det senere) til en xml-fil som legges inn i CMS’et.

Så langt så godt.

dss

 

Vi  brukertestet deres løsning og gjorde noen forbedringer i interaksjonsdesignet, særlig på søkeresultat. Vi la det nærmere opp mot det Google-inspirerte søkeresultatet vi har ellers på nettsiden, med tittel og snippet. I tillegg la vi på en kapittelhenvisning for å gjøre orienteringen enklere. Brukeren kan også avgrense søkeresultatet etter kapittel, selv om den nedtrekksmenyen viste seg litt usynlig i brukertest. Det går også an å søke innenfor hvert kapittel, da er avgrensingen ferdig markert på resultatsiden.

Vi så også i brukertest at kapittelnavigeringen som lå til høyre ikke ble brukt eller forstått, så vi endret den til å ligge over brødteksten, som er standard på våre sider. Dette testet bra i vår egen brukertest.

sokeresultatside

For å unngå waterfall-tendenser designet, utførte og analyserte vi brukertestene i en tverrfaglig arbeidsgruppe med innhold, design og utvikling. Vi delte også jevnlig resultatene med oppdragsgiver. Slik var vi alle på samme planet, samtidig, og hadde en omforent forståelse av brukeroppgavene og det endelige produktet.

Digital modenhet

Så var det det om strukturerte dokumenter. Departementenes løsning baserte seg på at de originale dokumentene var strukturert med stiler i Word. Hittil hadde malen for disse dokumentene angitt fonter og størrelse for overskrifter men ikke brukt stiler. Så, som det ofte er i et digitaliseringsprosjekt, lå det store arbeidet i å heve den digitale modenheten i organisasjonen. Her gikk det ut på å endre måten økonomene i 9 ulike byrådsavdelinger brukte wordstiler. Vi jobbet også med forståelige overskrifter og figur- og tabelltitler for å øke søkbarheten.

I tillegg er store deler av et budsjettdokument naturlig nok tabeller i ulike formater hentet fra et fagsystem. Skulle disse tallene kunne leses og være søkbare måtte 350 tabeller omformateres og behandles som tekst og ikke bilder.

Så, etter en test på en obfuskert versjon av hele dokumentet (det var en kort setning for et dags arbeid), ble løsningen satt i produksjon og innholdet publisert onsdag 28. september kl. 12:00 samtidig som finansbyråden holdt sin tale for bystyret.

260 prosent økning

Interessen for årets budsjett kan ha mange årsaker. Det var det første til det nye byrådet og fikk internasjonal oppmerksomhet for et eget klimabudsjett. I tillegg har trafikken på Oslo kommunes sider generelt økt med en fjerdedel det siste året.

Uansett årsak viser tallene at borgerne har brukt budsjettet mye mer i år enn i fjor. De tre første dagene økte besøk på forsiden www.oslo.kommune.no/budsjett-2017 fra 1 730 i 2015 til 4 492 i 2016. Det er en økning på 260 %!

Bruk og søk Budsjett 2017 med kanaler_crop.jpg

Og hva med bruken av selve dokumentet? Over åtte av til brukerne gikk dypere inn i budsjettet og leste i gjennomsnitt i 1 minutt og 25 sekunder. Til sammen 2 315 lastet ned hele budsjettet sammenlignet med 753 i fjor. I tillegg lastet 921 ned et delkapittel.

Over 1 700 unike søk ble gjort de tre første dagene budsjettet lå ute. Det inkluderer da f.eks. ikke brukere som gikk tilbake for å forbedre søket sitt. Det vil altså en tredjedel av brukerne brukte søket aktivt for å finne innhold i budsjettet.

Bruk og søk Budsjett 2017 med kanale crop.jpg

Så, etter to måneders intenst arbeid, kan vi vel trygt lene oss tilbake og si oppdraget er utført. Nå er det bare resten av kommunens dokumenter igjen.

face-behring

 

 

 

715

Takk for oss/hva sier brukerne?

Vi spør jevnlig hva brukerne ser etter på nettsidene for å sjekke hvor bra det vi lager fungerer. Når prosjektet som har laget nye www.oslo.kommune.no går over til en permanent enhet måtte vi jo ta en siste sjekk.

De viktigste og mest lærerike resultatene er knyttet til hver enkelt brukeroppgave. Særlig gjelder det hva folk sier de ikke finner. Dette må vi grave oss mer ned i, men er noe av det viktigste for å kunne forbedre nettsidene våre.

Det er likevel spennende å følge med på et av de viktigste måltallene våre: Hvor mange prosent av brukerne får gjort det de skal på Oslo kommunes nettsted?

Dette tallet bare øker og ligger nå på 71,5%. Er det lov å si bra jobba?

image (2)

Vi har gjennomført undersøkelsen med 1900 brukere og det gir oss et godt bilde på hvem som bruker nettstedet og hvor godt det fungerer for de.

Særlig de som kommer på nettsidene i et profesjonelt ærend har økt gjennomføringsgraden siden forrige undersøkelse. Enten de er ansatte i Oslo kommune (fra 69% til 77,5%) eller er en del av et faglig nettverk eller av andre grunner har oppgaver å løse hos oss (fra 70% til 74,2%). Dette er gledelig, fordi vi har hatt et spesielt fokus på blant annet disse denne våren.

Den alle største gruppen, vanlige innbyggere, øker også gjennomføringsgraden fra 69% til 76,5%. Det er viktig for oss at vårt fokus på smalere brukergrupper ikke går utover kvaliteten på det vi leverer til den aller største gruppen.

gjennomføringsgrad-juni2

Dette er de store tallene. Undersøkelsen er akkurat over og vi vil dele mer om resultatene etter hvert. Og aller viktigst: vi vil bruke dem til å forbedre oss.

Prosjekt “Løftet” takker for seg og fortsetter arbeidet som Webforvaltningen. Nå spanderer vi på oss en liten fest, før vi fortsetter det systematiske arbeidet. Inn i ferien er det hyggelig å ta med seg tilbakemeldinger som denne.

«Flott jobb med de nye sidene, en drøm sammenlignet med de gamle.»

Trond Ausland og Morten Tollefsen viser video av hvordan nettstedet fungerer på iPhone.

Alle er jo ikke blinde?

Nei, alle er ikke blinde, men visste du at 180 000 nordmenn regnes som synshemmede? Mange brukere har utfordringer i hverdagen som vi skal ta hensyn til. Universell utforming er nødvendig for noen og bra for alle. Det er jobben vår å sørge for at de som skal bruke tjenestene våre har tilgang til dem. Så er vi flinke nok?

Les mer

helsenorgebeta.net

Oslo kommunes utviklingsblogg

Government Digital Service

Oslo kommunes utviklingsblogg

iAllenkelhet

Oslo kommunes utviklingsblogg

NRKbeta

NRKs sandkasse for teknologi og nye medier

BetaTrondheim

Oslo kommunes utviklingsblogg